Onderhoudskosten moeten zwaarder wegen bij ontwerpkeuzes

BLOG |​​ De kosten van beheer en onderhoud zijn vaak bepalend zijn voor wat een weg, riool of kunstwerk kost gedurende zijn levensduur. De aanlegkosten zijn een grote kostenpost ineens, maar beheer en onderhoudskosten komen tot in lengte van dagen terug. Het is dan ook de moeite waard om te zoeken naar een goed optimum tussen de investeringskosten bij aanleg (het budget moet er natuurlijk wel zijn) en de te verwachten beheer- en onderhoudskosten in de jaren daarna. 
In de praktijk wordt dit vaak niet of niet goed genoeg gedaan, om verschillende redenen:
  • De verantwoordelijkheden voor de aanleg enerzijds en het beheer en onderhoud anderzijds liggen op een andere plek.
  • De projectleider krijgt alleen een opgave en budget mee voor de aanleg van een project.
  • Men denkt wel na over het beheer en onderhoud, maar kwantificeert het niet voldoende.
  • Er is te weinig oog voor het dagelijkse onderhoud binnen de hele gemeente in relatie tot de aanleg van projecten.
Hier ligt ook een mooie taak voor beheerders. Voor een deel van de werken in de openbare ruimte zijn zij tenslotte opdrachtgever. Zij kunnen dus zelf deze voorwaarden in de projectopdracht meegeven.  

In het hele proces werkt het het beste wanneer er vanaf de start van een project al voldoende aandacht is voor het onderhoud en beheer. Dit moet leidend zijn bij het ontwerp en niet pas later toegevoegd worden.

De tweede winst
Om echt een grote stap te kunnen maken moet je weten waarover je praat. Kwantificeren van de de kosten dus. Want onze ervaring leert dat er vaak wel nagedacht wordt over het beheer en onderhoud, maar dat ontwerpkeuzes vaak uiteindelijk toch op gevoel en ervaring gemaakt worden. Deze keuzes zijn lang niet altijd terecht.
Kwantificeren van de kosten
Kwantificeren van de kosten dus? Met de Life Cycle Cost-methodiek (LCC) brengen we het totaal aan kosten in beeld die tijdens de levensduur van een project gemaakt moeten worden (totale levensduurkosten). Dit zijn in ieder geval de kosten van aanleg, beheer en onderhoud. En in sommige gevallen ook gebruikskosten zoals elektriciteit. Om deze kosten te kunnen bepalen moet bij het ontwerp dan ook een onderhoudsstrategie bepaald worden (wat doen we wanneer). 

Alle maatregelen en kosten zetten we uit in de tijd voor een representatieve tijdsperiode. Om de verschillende varianten goed met elkaar te kunnen vergelijken rekenen we vervolgens alle bedragen terug naar de huidige waarde (dit is de netto contante waarde).
De variant met de laagste netto contante waarde is vanuit financieel oogpunt de beste variant op lange termijn
Een illustratief praktijk voorbeeld. We vergeleken of het op een locatie op langere termijn gunstig was om wel of niet een puinfundering onder een weg aan te brengen. Het bleek dat er met een puinfundering weliswaar minder vaak onderhoud nodig was, maar dat de extra aanleg (en reconstructie) kosten hier toch niet tegenop wogen. Financieel gezien was er dan ook geen reden om deze extra aanlegkosten te maken. ​

Tips en aandachtspunten
  • Het is niet alleen handig om bij de aanleg van constructies de LCC-methodiek te gebruiken, ook bij het bepalen van daadwerkelijke onderhoudsmaatregelen kan op deze manier winst behaald worden.
  • Naast de kosten zijn er natuurlijk ook nog andere aandachtspunten die meegenomen moeten worden. Kiezen voor de laagste kosten kan een negatief effect hebben op andere prestaties zoals betrouwbaarheid of beschikbaarheid. Deze keuzes moeten bewust gemaakt worden. Je kunt hiervoor de RAMSSHEEP-methode gebruiken.
  • Binnen UAV-gc contracten wordt vaak het onderhoud voor de eerste jaren neergelegd bij de aannemer die het werk ontwerpt en bouwt. De achterliggende gedachte is dat dat een prikkel is voor de aannemer om extra kwaliteit te leveren, omdat hij zelf voor het onderhoud in die periode opdraait. We zien dan ook dat aannemers de LCC-methode gebruiken om de kosten en bijbehorende risico’s voor henzelf in beeld te brengen en deze optimaliseren voor de inschrijving.
Wegbeheer
Begrijpelijke adviezen, van rationeel wegenbeheer tot assetmanagement.