Goede en veilige alternatieven voor bewonersbijeenkomsten

BLOG |​​ Door het corona virus is het ineens niet mogelijk meer, dat bijeenkomsten die gepland zijn om bewoners en belanghebbenden te betrekken bij de inrichting van hun buurt, de komende periode ook echt door kunnen gaan. En als het wel doorgaat, of bewoners dan ook willen en kunnen komen.
Wij hopen natuurlijk dat het niet nodig is, maar mochten er de komende periode bijeenkomsten ter discussie komen te staan, dan is het goed om te weten dat er alternatieven zijn. Met deze mailing willen we je informeren over de mogelijkheden.
Het is natuurlijk mogelijk om een bijeenkomst uit te stellen of misschien wel geheel te laten vervallen. Pragmatische uitwijkmogelijkheden die effectief zijn, maar ook kunnen zorgen voor ongewenste vertraging van het project of geen recht doen aan de intentie om bewoners en belanghebbenden te betrekken bij de ontwikkeling van hun leefomgeving.

Gelukkig zijn er oplossingen waarbij de contacten met bewoners en belanghebbenden wél gewoon doorgang kunnen vinden. Zo kunnen we online én interactief met elkaar communiceren. Voor een project kunnen we een interactieve website maken waar mensen actuele informatie over het project kunnen vinden, vragen kunnen stellen of beantwoorden en eenvoudig hun mening kunnen geven.
​
Als het gaat om informeren van mensen is het mogelijk om interviews met een ontwerper of projectleider op te nemen over bijvoorbeeld een toelichting op het ontwerp, informatie over wat er met eerdere feedback is gedaan of antwoorden op gestelde vragen. Deze video’s kunnen op verschillende manieren worden gedeeld, op social media, de gemeente website of bijvoorbeeld op de bovengenoemde project website.
​
Er zijn nog meer zaken die we kunnen doen. Zoals een online ‘spreekuur’ bijvoorbeeld. Maar ook offline zijn er mogelijkheden zoals bijvoorbeeld het versturen van een nieuwsbrief met een ontwerp en ruimte voor feedback en een retour enveloppe. Of een combinatie van beide natuurlijk.
We zien het liefst dat de geplande momenten met bewoners en belanghebbenden gewoon doorgaan en dat we zoveel mogelijk écht persoonlijk contact kunnen hebben. Helaas zorgt de huidige actualiteit voor de nodige onzekerheid. Daarom is het goed om te weten dat wij graag meedenken over alternatieven en ook ervaring hebben met bovenstaande communicatie. De mogelijkheden zijn talrijk en het is altijd maatwerk wat we in overleg met elkaar vormgeven. De over te brengen boodschap en doelgroep staan daarbij centraal.
​
Hiermee kan het project, ondanks de bijzondere omstandigheden, zoveel mogelijk volgens planning blijven doorlopen én wordt er recht gedaan aan de ambitie om echt samen met de gebruikers tot een mooi projectresultaat te komen.

​
Nog even de voordelen van online participeren door Plein Civiel op een rij:

Advies communicatiestrategie

Plein Civiel heeft veel ervaring met participatie van bewoners, ondernemers en andere stakeholders. Online én offline. Meestal met als doel om te komen tot een goed onderbouwd en gedragen ontwerp.

We weten dus prima hoe we kunnen zorgen voor betrokkenheid, draagvlak en natuurlijk het liefst ook enthousiasme over het project. Daarom geven we advies en verzorgen wij de inhoud van het online platform. Bij voorkeur in nauw overleg of samenwerking met onze opdrachtgever en eventuele andere betrokken partijen.

Krachtige enquete mogelijkheid

    Onze krachtige enquete tool kan breed ingezet worden. Bijvoorbeeld voor het verzamelen van ideeën of het vragen van een reactie op een definitief ontwerp. Ook kunnen bijvoorbeeld variant keuzes woorden voorgelegd aan de bezoeker. Een voorbeeld:

    ​O    p de speelplek in dit project worden bootcamp toestellen geplaatst. Zet een vinkje bij de toestellen je leuk vindt.
    Foto
    Boomklauteren
    Foto
    Stapstenen
    Foto
    Evenwichtsbalk

Video integratie

We gebruiken video om het platform levendiger en persoonlijk te maken. Met voorwoord van de wethouder, een toelichting van de ontwerper en een introductie van de omgevingsmanager bijvoorbeeld.

We gebruiken vaak opnamen die deze mensen zelf hebben gemaakt. Op deze manier krijgen de sleutelfiguren in het project een gezicht en wordt het geheel veel persoonlijker.

​De video's worden indien gewenst door ons ondertiteld.

Gebruiksvriendelijk en overzichtelijk

Ons online platform is op elk moment en vanaf elk apparaat te gebruiken. Ideaal voor een brede doelgroep.

De 'tone of voice' sluit aan bij de gebruikers. Het is informeel en we vermijden vakjargon. Eenvoudig en duidelijk. We voorkomen lange teksten en overbodige informatie.

We richten het platform zo in dat de gebruiker informatie krijgt over het gehele project, kan zien in welke fase we ons bevinden en op welke manier hij of zij betrokken kan zijn.

Commentaar en discussie tool
We kunnen op het platform ook een commentaar- of discussiemogelijkheid invoegen. Het commentaar is voor iedereen zichtbaar en mensen kunnen met elkaar in discussie.

We kunnen wel filteren als het nodig mocht zijn.  We zijn hier bescheiden in om de onderlinge discussie niet teveel te beïnvloeden. ​Ook kan de opdrachtgever zelf vragen beantwoorden die vervolgens door iedereen kan lezen.

Webhosting in eigen huis

Plein Civiel verzorgt de hosting van het participatieplatform. Dit is snel, veilig en functioneel. ICT kennis en inbreng uit je eigen organisatie is niet nodig.

Het platform kan worden voorzien van huisstijl kenmerken van onze opdrachtgever. Op verzoek stemmen we een en ander af met de afdeling communicatie van de opdrachtgever. 

Efficiënte data verwerking

De opmerkingen en ideeën die bezoekers achterlaten op het platform worden automatisch verwerkt in overzichtelijk tabellen en als je wilt naar je eigen e-mailbox doorgestuurd. Zo kan je er direct mee aan de slag.

Met onze gekoppelde database kunnen allerlei analyses en interpretaties worden gemaakt. Het platform is hiermee ook geschikt voor grote groepen gebruikers. 

Omdat de IP adressen gekoppeld worden aan de reacties die we ontvangen kunnen gebruikers die vaker dat een keer het formulier invullen inzichtelijk gemaakt worden.

Promotie van het platform

Het is belangrijk om binnen de wijk of gemeente ruchtbaarheid te geven aan de mogelijkheid om online mee te doen met een project. Dit kan op veel manieren. Plein Civiel heeft hier ervaring mee.

​Een brief, een kleurrijke flyer of een poster in de supermarkt bijvoorbeeld. Maar ook socialmedia of de website van de gemeente wordt hiervoor ingezet.